Google Docs es una herramienta versátil y poderosa que ofrece numerosas funciones y características para facilitar la escritura, la edición y la colaboración en documentos. Como usuario ávido de Google Docs, he descubierto algunos consejos y trucos que pueden ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo esta plataforma. Ya sea que estés utilizando Google Docs para trabajar, estudiar o divertirte, aquí tienes 11 consejos que pueden mejorar tu experiencia.

Los 11 mejores consejos para aprovechar al máximo Google Docs
Crédito Foto. Google Blog

1. Mantén tus proyectos en marcha con smart chips y bloques de construcción

La colaboración es fundamental en el entorno de trabajo actual, y los smart chips y los bloques de construcción pueden facilitarla. Por ejemplo, puedes utilizar el bloque de construcción “Notas de reunión” para crear automáticamente las notas de una reunión, incluyendo el nombre de la reunión, la fecha, los asistentes y un esquema para realizar un seguimiento de la agenda y los elementos de acción. Una vez que la reunión haya terminado, puedes utilizar los smart chips para agregar contexto adicional a tus notas. Estos smart chips aparecen cuando escribes el nombre de una persona, el nombre de un archivo o una ubicación en tu documento, y al pasar el cursor sobre ellos, obtendrás información adicional sobre la persona, la fecha, el archivo o la ubicación. Para proyectos especialmente complejos, puedes utilizar el bloque de construcción “Hoja de ruta del proyecto” para crear una tabla que enumere todas las tareas, quién las ha asignado y el estado de cada una. Estas funciones te ayudarán a mantenerte organizado y a que tus colegas también lo estén.

Prueba tú mismo: Escribe “@” en un documento de Google Docs y verás una lista de smart chips y bloques de construcción entre los que elegir. Para crear notas de reunión o seguimientos de proyectos, desplázate hacia abajo hasta la sección de bloques de construcción y selecciona “Notas de reunión” o “Hoja de ruta del proyecto”. Para insertar smart chips de personas o asignar una tarea a un colega, desplázate hasta la sección de smart chips y elige la acción que desees. Puedes añadir personas y asignarles tareas específicas con fechas de vencimiento, así como insertar votos, ubicaciones o menús desplegables.

2. Redacta correos electrónicos e invitaciones a eventos en el calendario en Docs con bloques de construcción

Cuando redacto un correo electrónico importante o una invitación para un evento, a veces prefiero obtener comentarios de uno o dos compañeros de trabajo antes de enviarlos. Para ello, utilizo los bloques de construcción “Borrador de correo electrónico” y “Borrador de evento de calendario” que me permiten escribir (y colaborar en) estos borradores en Docs. Una vez que estoy seguro de que mis borradores están listos para enviar, puedo exportarlos directamente a Gmail o Google Calendar.

Prueba tú mismo: Escribe “@borrador de correo electrónico” o “@borrador de evento de calendario” en tu documento de Google Docs y redacta tu borrador en los espacios proporcionados. Puedes etiquetar a los miembros relevantes del equipo, comentar y colaborar en el contenido, al igual que lo harías en cualquier documento de Google. Una vez que esté listo

, haz clic en el icono de Gmail en el lado izquierdo para exportar el correo electrónico a Gmail, o en el icono de Calendario para previsualizar la invitación en Calendar.

3. Inserta fácilmente tu biografía o firma en Docs con bloques de construcción personalizados

A menudo, hay fragmentos de texto, como mi firma o mi biografía, que tengo que copiar y pegar en Docs. Para ahorrar tiempo, he creado un bloque de construcción personalizado para mi biografía. De esta manera, en lugar de copiar y pegar cada vez que necesito insertarla en un documento, puedo hacerlo rápidamente escribiendo el símbolo “@” seguido del nombre del bloque que he guardado.

4. Compara dos Docs fácilmente

En ocasiones, tengo que revisar dos versiones de un documento, y puede ser complicado cuando ambas parecen iguales a simple vista. Para resolver este problema, utilizo la función “Comparar documentos”, que crea un nuevo documento que muestra las diferencias entre ellos.

Prueba tú mismo: Haz clic en “Herramientas” en el menú de uno de los Docs y selecciona “Comparar documentos”. A continuación, puedes seleccionar un documento de tu Google Drive para comparar. Google Docs creará un nuevo documento que resaltará las diferencias entre los dos en rojo, lo que facilita ver lo que ha cambiado y detectar posibles errores.

5. Personaliza tu diccionario en Google Docs

Cuando estoy organizando mi lista de tareas personales o escribiendo por placer, a veces abrevio palabras o uso taquigrafía. Para ahorrar tiempo, he personalizado el diccionario de Google Docs añadiendo estas palabras personalizadas para que Docs no las identifique como errores ortográficos.

Prueba tú mismo: Ve a “Herramientas”, haz clic en “Revisar” y luego en “Diccionario personal”.

6. Haz que un documento sea más accesible con texto alternativo

Es importante que todos los que comparten un documento puedan leerlo, por lo que siempre agrego texto alternativo a las imágenes, dibujos y otros gráficos. Esto proporciona a los usuarios de lectores de pantalla una descripción de audio de todos los elementos visuales que he incluido.

Prueba tú mismo: Haz clic derecho en una imagen, dibujo o gráfico y selecciona “Texto alternativo”.

7. Presenta y únete a llamadas de Google Meet directamente desde Docs

Utilizar la función de Google Meet directamente en Docs es una forma sencilla de mantener un mínimo de pestañas del navegador abiertas. Cuando colaboro con compañeros de trabajo en un documento y quiero sincronizarnos rápidamente sobre lo que estamos haciendo, podemos unirnos a una llamada de Google Meet directamente en el documento.

Prueba tú mismo: Haz clic en el icono de Google Meet junto al botón Compartir en la esquina superior derecha de un documento. A continuación, puedes elegir unirte a una reunión programada que se autopopula desde tu Calendario de Google, iniciar una nueva reunión o ingresar un código de reunión. Una vez que estés en la llamada de Google Meet, puedes presentar un documento y seguir viendo a los demás participantes en el lado derecho de la pantalla.

8. Crea versiones traducidas de Docs en segundos

Trabajo con personas de todo el mundo que a menudo me envían documentos en un idioma que no es el mío. Para ahorrar tiempo, traduzco el texto directamente en Docs para entender mejor lo que estoy leyendo. Esta función te permite elegir entre muchos idiomas y crea una copia del documento en el idioma seleccionado.

Prueba tú mismo: Para crear una copia traducida de un Doc, ve a “Herramientas” y haz clic en “Traducir documento”.

9. Reacciona rápidamente con emojis

Cuando veo un comentario o sugerencia que me gusta en un Doc, quiero expresar mi acuerdo pero no necesariamente quiero añadir comentarios innecesarios. En su lugar, reacciono con emojis. Todo lo que tengo que hacer es seleccionar un comentario y hacer clic en el emoji de sonrisa para elegir entre todas mis opciones favoritas. Mi favorito es el emoji de fiesta (🎉).

Prueba tú mismo: Pasa el cursor sobre el comentario y haz clic en el icono de emoji. Desde allí, puedes elegir la reacción apropiada, como un signo de más (➕) o un pulgar hacia arriba (👍). También puedes añadir un emoji como comentario resaltando el texto, haciendo clic derecho y seleccionando “insertar reacción con emoji”.

10. Escribe sin usar las manos con la opción de dictado por voz

A veces me gusta expresar mis ideas hablándolas para organizar mis pensamientos. La función de “Dictado por voz” en Google Docs transcribe palabra por palabra lo que estoy diciendo directamente en el documento. También me gusta activar el “Dictado por voz” durante las reuniones. Esto me permite centrarme en la conversación sabiendo que todo se está transcribiendo en mi documento en caso de que necesite consultarlo más tarde.

Prueba tú mismo: Abre el documento, haz clic en “Herramientas” y luego en “Dictado por voz”. Aparecerá un icono de micrófono a la izquierda en el documento. Cuando estés listo para empezar a hablar, haz clic en el icono del micrófono y Google Docs transcribirá tus palabras en el documento.

11. Cita rápidamente tus fuentes

Hacer citas manuales en un trabajo o ensayo largo puede llevarme casi tanto tiempo como escribir la tarea en sí. Ahí es donde entra en juego el generador de citas en Docs; puede agregar rápidamente citas a un documento utilizando los estilos de MLA, APA o Chicago.

Prueba tú mismo: Haz clic en “Herramientas” y luego selecciona “Citas”. Desde ahí, puedes elegir un estilo y añadir fuentes. El generador añadirá automáticamente las citas a tu documento.

Con estos 11 consejos y trucos, podrás aprovechar al máximo Google Docs y mejorar tu productividad al escribir, editar y colaborar en documentos. ¡Prueba estas funciones y descubre cómo pueden simplificar tu flujo de trabajo en Google Docs!

Fuente Google Blog

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